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成功實施BI,OA,ERP,HR,CRM等系統項目需要注意的四大要素

 二維碼 336
發表時間:2018-01-23 09:08作者:辦公系統來源:黑科技網址:http://www.456371.tw

   OA系統選型網通過總結大量的OA系統、CRM系統、HR系統、ERP系統、BI系統等項目實施成功與失敗發現有很多的共同點,我們也通過一款BI系統來做分析借鑒?!冻晒嵤〣I,OA,ERP,HR,CRM等系統項目需要注意的四大要素》,在追求利益的今天,可能對于一個實施廠商直接點來說,項目實施的成功與否主要在于項目能否按照計劃回款,并且保證項目按期完工,盡可能降低項目成本。但是對于甲方企業來說,更多在意的是系統的實用性以及帶來的價值,當然這里面也不排除某些企業為了“政治任務”以項目完工為主的目的性。于是在追求利益最大化與系統實用性之間漸漸出現了一些甲乙矛盾。其實一個項目實施成功的要素,也就是解決項目“痛”點的過程,通則不痛,痛則不通,能夠解決了痛點那么項目進行自然也就會變得更順利,本文主要闡述了現在BI項目在建設中存在的一些問題,以及如何通過把握關鍵要素來建設BI項目,主要從明確需求,專業經驗,風險把控,執行力四個方面,闡述BI項目建設的要點。

  其實所謂“要素”不一定是項目執行過程中的關鍵點,這其中也包含了執行人的要素,畢竟所有項目的實施都是以人為發起點,然后以事件作為驅動,所以項目中最難把控的就是人的風險。


要素1:明確需求



  萬事開頭難,所以項目前期需求分析的梳理尤為重要,一個需求文檔的確認重點是在于過程,而并不是以客戶簽字為目的整理,原因很簡單,如果盲目快速的去制定需求,在很多需求沒有得到明確認同的情況下就確認,就會導致后期開發過程中需求的不斷變更,延緩項目進展,增加項目風險,并為項目后期埋下了一個定時炸彈。所以在整個需求整理過程中要明確幾個要點:


(1)不盲目跟隨客戶想法

  因為商務智能系統不比應用系統,梳理好操作流程,然后不足之處后期慢慢完善即可,數據分析過程中很多重要的數據以及重要的分析方向有時客戶并不清楚,也就是說客戶并不知道自己真正想要的是什么,很多時候只是根據個人想法去提出一切要求,我們也知道有時理想與現實是有很大差距的,所以在實施過程中首先要了解甲方目前業務系統建設情況以及使用情況,對數據的覆蓋面有一個大致的了解,在此基礎上再合甲方提出的想法,整理出實際的需求,而并不是對于客戶提出的所有要求都去滿足,因為最終項目交付的產物只是一個空中樓閣,我相信客戶并不會滿意。


(2)提出合理化建議,引導客戶明確需求

  很多項目我們在去實施時發現,客戶提不出什么好的想法,甚至很多時候對于系統的要求高于本身所能實現的功能,所以在這個時候我們就需要引導客戶,首先要提出自己的一些合理化建議,或者提供相關類似行業的案例讓客戶作為參考,通過合理的溝通與引導,讓客戶知道自己的實際需求,從而才能更好的去制定和完善這樣一個需求分析文檔。


要素2:專業經驗



  項目實施人的專業經驗對于項目實施有著至關重要的因素,其實前面已經提到過現在很多項目在實施過程中都是以追求利益為主,專業性的人才逐漸減少,更多的都是技術性人才,一個開發人員可以從建模、ETL開發、前端報表全部勝任,甚至是獨擋一面,技術的全面性固然很好,但是個人認為這并不是目前BI商務智能發展的主要方向,甚至可能只是一種誤區,從短期來看技術可以很快的讓人融入項目,增加項目經驗,包括薪資甚至崗位都會有一個很快的提升速度,但是從行業趨勢以及發展來看只能是短期現象。

  就目前來看,各個行業都在向智能化方向發展,包括智能制造、智能醫療、智慧農業等等,百花齊放百家爭鳴。從BI開始興起時只是提供一些數據分析、數據報表到現在的大數據分析,其實整個行業在不斷的進化與前進,不論任何發展都是以人為核心,人性化是發展的宗旨,敏捷性、便利性是提高的目標。所以整個BI行業的發展也在逐漸改變,未來也許會逐漸的實現功能的整合,會為客戶提供一套完整的、人性的、便捷的、易用的行業智能分析系統,類似于我們今天使用的各種軟件,并不再需要大量的項目實施人員。所以專業性的技術人才也許才是一個發展的主流,因為對于一個產品的功能是否可以滿足客戶的需要,為客戶提供所想和所要的功能,關鍵在于產品功能的設計,所以這就要求設計人員甚至開發人員必須是一個行業的專業性人才,甚至比他們的客戶更專業,只有這樣才能站在專業的角度先于用戶所想,先于用戶所做,這個也與我們項目的實施是一個道理,我們需要為客戶提供的就是人性化、定制化以及專業化的設計。


(1)人性化設計

  其實所謂人性化設計,簡單點說是指在設計過程當中,根據人的行為習慣、人的思維方式等等,在系統基本功能和性能的基礎上進行優化的設計,使客戶用起來非常方便、舒適。所以主要說的就是操作的便捷性以及易用性,雖然商務智能系統操作并不是很多,但是界面結構的設計,圖表展示的方式以及如果能快速獲取客戶想要的報表等等都是需要認真揣摩的。


(2)定制化設計

  其實定制化設計簡單的解釋就是:按照用戶需求為用戶量身定制的設計。根據用戶日常工作的需要,在系統允許的條件下,設計開發出一些系統本身并沒有的功能,更好的去迎合用戶的需要。


(3)專業化設計

  專業化設計可能更多的是對于應用系統的要求會多一點,但是對于BI項目也是不可或缺的,這要求設計人員具備一定的專業知識,甚至專業能力可能要高于使用者或者是客戶。其中也包含界面結構的設計以及展示的合理性,什么才是客戶第一眼想看到的,是客戶最關心的東西能否最先出現在客戶的視線里,并且得到的分析結果是否可以滿足客戶工作所需,甚至是超出預期,這都是對實施方的專業性有著很好的要求與標準。

所以綜合分析,在不具備專業知識的情況下,要達到一個同樣的交付交過,可能就要花費更高的時間成本與人力成本,由此看來一個具備專業知識的技術人員可以降低項目成本,提高項目運行的效率。


要素3:風險把控力



  所有阻礙項目進展的事物其實都可以理解為項目風險,這里所涉及的也可以理解為項目風險管理,但又不全是,因為所謂項目風險管理或是我們在真正去做項目的時候風險識別、風險分析、風險應對以及風險監控等幾個過程都是必不可少的,只是在理論上這可能是一個體系或者是一整套理論,但是在實際應用的過程中,這些過程是要放在管理者身上的一種能力,讓具備這些理論知識的管理者去把控與執行的,去解決和處理阻礙項目進展的事物,其實直白點說就是清楚項目前進的障礙,從項目管理的角度來看風險的產生對項目的影響無非就是從成本、進度、范圍、質量四個方面。但是從實施商本身來看影響的只有成本,不管的進度、范圍還是質量影響的無非就是時間、工作量、返工,這些其實增加的都是人工成本。所以這里要說的其實很簡單,我們在做項目時就是發現風險,然后解決風險,保證項目順利進行:


(1)識別風險

  要對項目進行中的風險進行識別,包括突然出現的或是未來將要發生的,都要有一個應變以及預判的能力,這就類似于開車一樣,要去了解和看清前方可視范圍內的路況,不可能車子開到了石頭邊才發現,那就為時已晚。但是風險包含很多方面的因素,例如客戶關系、開發進度、開發質量、需求變更、配合方的穩定性等等,尤其是人為因素很多時候更是不可控,客戶觀點不一致或者配合方不積極都會影響項目的進度,所以就要求項目管理者與參與者提早的去溝通協調,以避免影響進度。


(2)解決風險

  解決風險并不是要項目管理者或者項目建設者親自去解決項目中將要出現的問題,項目風險的解決首先是要對自身能力有一個判斷,并結合風險的情況進行綜合性分析,因為項目組成員或是項目管理者并不是萬能的,在自身能力與周邊條件無法處理和解決項目風險所帶來的問題的時候,就要去協調資源,來處理這個問題,很多時候風險帶來的問題是需要及時甚至提前反饋給公司的,而并不是由一己之力去承擔這樣的事情。

  綜上所述,一個項目的進展重要的是協調、組織、安排好項目中的各個因素,使之事物之間不發生甚至是少發現不必要的矛盾,提高項目執行效率,這樣項目自然就會進展順利,達到項目執行的預期。


要素4:項目執行力



我們在做一個項目的時候,經常會制定一些制度和方法來對項目的人員或者事件進行約束,也是為了項目管理更規范,例如下面這些條例或規則:


  • 不斷完善和建立健全管理規章制度和崗位職責;

  • 對重要崗位和工作環節制定明確詳細的工作流程;

  • 采用綜合篩選,優勝劣汰的用人策略;

  • 有效落實績效考核辦法和獎罰措施;

  • 建立完善的監督檢查機制;

  • 構建良好的溝通環境;

  • 協調內部資源等等;


但是什么才是執行力呢?


  被普遍認可并接受的解釋是指貫徹戰略意圖,完成預定目標的操作能力,主要包含“完成任務的意愿,完成任務的能力,完成任務的程度”三個層次的內容。直白 地說就是“做”的能力,是選用合適的人去做正確的事,把事情做好的能力。

  項目管理團隊執行力是指項目管理團隊把項目管理目標轉成效益和成果的能力。一個項目部僅有好的管理模式、好的管理制度是遠遠不夠的,必須還有一幫好的帶頭人,能充分調動各方的積極性,才能實現項目管理。主要包括團隊的學習理解能力、協調溝通能力、過程控制能力、實現盈利和項目擴張能力等幾個方面。

  一個項目作為一個事件,它本身不會自己去發展,是需要有人去驅動事件的發展,所謂規范或者制度不過是一個模式或者叫規矩,按照這個規矩去推行所需要的事件,讓項目的發展盡可能的去按照自己的想法去發展與前進。但是事情或者項目是可以由人來控制的,但是很多時候項目中的“人”卻不是按照制度或者規范來做的,只有在出事的時候才會把制度和規矩搬來,用來參考懲罰尺度或者區分責任。所以綜上所述,制度是在前進中的一些接線,管理者需要推動事件和人在這個界限內去活動,以達成項目的目標,創造出規定的產品、服務或成果。

  這里面的“人”就包含了團隊以及客戶,對于團隊來講不僅僅是需要合理的安排和分配工作,與客戶方不僅僅是需要溝通,還要分清客戶需要配合的工作界面,劃分好彼此工作內容,從表面上來開,其實這些也只是一個計劃任務的分配,重點是需要分配到任務的每個人,都能夠按照計劃去執行工作。這就是執行力的體現過程,而項目管理者也就是要具備讓別人去執行工作的能力。

  項目的結束也并不是項目的終點,就實際情況來看,目前很多項目都會有一個延續性,執行力并不是執行完畢就可以,其實還有一個更深層次的意義,也就是挖掘項目后期的潛在價值,也就是項目的延續性,一個計劃的執行,同時也要考慮下一個計劃的啟動與對接,而并不是只是完成目前的工作而已。尤其是BI商務智能項目,在架構搭建、建模、軟硬件配置等等都要為后期考慮,以保證功能擴展性與延續性。而并不是只完成當前的需求,不為二期甚至后期優化留有余地。所以一個項目的執行力,不僅僅是工作的執行,其實也包含了工作中執行的過程,就像前面提到了,其實結果不是目的,重要的是過程是如何完成的,過程完成的不好,那么及時達到了想要的結果,其實也留下了很大的隱患。

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