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企業OA系統選型的十三個步驟

 二維碼 270
發表時間:2019-12-03 17:23網址:http://www.456371.tw

  OA系統選型網顧問認為對于OA系統項目來說,做好OA系統的選型工作,無疑是非常重要的。但是我們不能說,有了一套貴的OA系統,企業就一定能做好OA項目。我們經??吹竭@樣的現象,同一行業內的兩家類似的企業實施同一套OA系統,卻得到完全不一樣的結果??梢姙槠髽I選擇一套合適的OA軟件并不是OA項目最難的部分,最難的部分是怎樣把軟件實施好。

oa系統選型網.png

   對于OA軟件的選型工作來說,比較理想的情況是,新購買的OA軟件在功能上能夠解決企業的大部分管理需求。再好一點的話,是OA軟件不但功能完善而且非常好用,同時大家都喜歡這套系統?,F在市場上已經有了很多功能完善的OA系統。即使某些OA軟件在功能上存在不足之處,但是企業通過適當的修改,也確實得到了很不錯的應用效果。這就說明,OA軟件的功能對于OA項目成敗的影響,已經沒有以前那樣重要了。


   企業在做OA選型的時候一定要認識到,沒有哪套OA軟件是完美的。同時也要清楚,不管怎樣認真地去選型,沒有一套選型方法可以幫企業避免所有的風險。雖然我們這樣說,但是企業也沒必要太擔心,因為企業只要按照我們的選型步驟去選型,那么選出來的OA軟件很少會成為項目的拖累,并且在進入實施階段以后,軟件也不會是項目小組的心頭之痛。不管將來OA項目是成功還是失敗,至少軟件的影響是中立的。


   不過話要說回來,如果企業真的選了一套功能很差勁的OA軟件,那么即使企業循規蹈矩很認真地去實施,也是很難實施好的,因為巧婦難為無米之炊。如果OA軟件真的在功能上存在很大的問題,導致成為了項目的拖累,那么企業是很難解決這些軟件功能方面的問題的,這就是企業一定要做好OA選型的主要原因。


好消息是,只要企業所選的OA軟件能夠滿足下面這些條件,那么選型錯誤的風險是可以降到最低程度的。


能夠充分滿足企業最重要的管理需求;


有很多同行企業用了這套系統;


有些同行企業的用戶數比你們還多(不管是總用戶數還是并發用戶數);


OA軟件是成熟的,不但沒有什么漏洞,也很少采用那些有待檢驗的前沿技術;


OA廠商的支持力度比較大,不會很快就終止服務;


OA廠商對軟件開發的方向和重心與企業的管理需求一致;


OA廠商或者咨詢公司所提供的實施服務比較到位,培訓也很規范;


OA廠商的財務比較穩健,永續經營的能力比較強。既不會在明天就關門歇業,也不會很快就被賣給別的公司;


OA軟件、服務體系、實施成本以及后續維護所需的成本,是企業能夠接受的。畢竟成本總是企業關注的重點。


   在OA選型階段,企業需要解決的問題有很多,比如OA軟件在功能上與企業管理需求的匹配度怎么樣?軟件所采用的技術是否適合企業?咨詢實施方面的支持是否足夠?OA廠商的服務是否到位,以及永續經營能力強不強等等??戳?span>《OA系統選型核心步驟》,我們具體來說,企業的OA選型過程主要包括下面的十三個基本步驟:


編寫項目整體規劃(包括項目目標、范圍、預算等方面);


制訂好must-have需求清單以及各業務流程的詳細需求清單(譯者注:must-have需求就是必須要滿足的需求);


決定向哪些OA廠商發送RFI文件(Request For Information,即信息邀請書);


準備好RFI文件并發送給第3步確定的OA廠商;


評估各OA廠商對RFI文件的書面答復;


選擇兩到三家OA廠商進入下一輪的詳細評估階段;


要求第6步確定的OA廠商提供一個初步報價;


從各個角度對OA軟件進行詳細評估;


通過給各OA軟件進行打分來量化評估結果;


拜訪候選OA廠商的現有客戶;


選型小組把認為最合適的OA系統推薦給企業高層領導;


與OA廠商談判軟件使用許可以及服務支持方面的合同;


高層領導最后拍板。

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